Media relations, czyli jak skutecznie budować relacje z mediami?

Media stanowią tzw. czwartą władzę – to właśnie prasa, radio i TV są głównym źródłem, z którego czerpiemy informację. Dlatego też utrzymanie pozytywnych relacji z mediami jest tak ważne dla biznesu. Dobrze prowadzone media relations umożliwiają kształtowanie wizerunku i zwiększenie rozpoznawalności marki. Zatem, jak budować relacje z mediami?

1. Dlaczego warto budować relacje z mediami?

Media relations, czyli budowanie relacji z mediami, jest jedną z podstawowych technik public relations. Warto wziąć je pod uwagę przygotowując strategię komunikacji, gdyż są darmowym sposobem na kształtowanie wizerunku i zwiększenie rozpoznawalności marki. Dzięki nim można przekazać podstawowe informacje dotyczące organizacji. Pomagają one w funkcjonowaniu każdej organizacji, ale tylko wtedy jeśli zostaną odpowiednio dobrane do jej potrzeb i kształtowane długofalowo. Media o zasięgu lokalnym, regionalnym czy ogólnopolskim mogą pomóc w zażegnaniu sytuacji kryzysowej.

Co ważne, nawiązać kontakt z mediami mogą wszyscy – zarówno korporacje, małe i średnie firmy, NGO, jak i blogerzy. Każda branża: kosmetyczna, modowa, zdrowotna, finansowa, biznesowa, motoryzacyjna, prawna, IT czy zero waste. Wystarczy znaleźć odpowiedni pretekst np. ciekawe szkolenie, warsztaty, poradniki (np. jak dbać o włosy, jak oszczędzać, obecne trendy czy pojawienie się nowego produktu na rynku). Ważne, aby materiał był merytoryczny i nie był reklamą.

Budowanie relacji z mediami to w szczególności przygotowywanie i wysyłanie do mediów informacji prasowych oraz wystąpienia medialne w TV czy radio. Tutaj jednak są już potrzebne konkretne umiejętności m.in. budowania przekazu, obeznanie z kamerą, pewność siebie, odpowiednia dykcja, autoprezentacja i naturalność. Obecnie jednak media poszukują ekspertów, więc warto zainteresować się również tą formą budowania relacji z mass mediami.

3. Jak budować relacje z mediami?

Internetowe biuro prasowe

  1. Przygotuj informację prasową na dany temat (np. konferencji, działalności organizacji czy poradnik)
  2. Wyślij materiał do przygotowanej bazy mediów (warto stworzyć przyciągający uwagę tytuł, ciekawą treść wiadomości, dołączyć informację i zdjęcia / grafikę, informację najlepiej wysłać między 9 a 12, by redaktor zdążył się z nią zapoznać i zdecydować o potencjalnej publikacji)
  3. Następnego dnia zrób monitoring mediów, który polega na wyszukiwaniu określonych zagadnień w artykułach i wzmiankach prasowych, informacjach i audycjach nadawanych przez radio, telewizję, agencje informacyjne, a także dostępnych w Internecie (można to wykonać za pomocą narzędzia np. IMM, Newspoint czy Brand24 bądź w przypadku braku budżetu – wyszukując samodzielnie w wyszukiwarce)
  4. Następnie wykonaj tzw. follow up, czyli zadzwoń do dziennikarzy z bazy mediów, którzy nie opublikowali informacji czy otrzymali maila i czy można liczyć na ich publikację
  5. Ponownie wykonaj monitoring mediów

Konferencja prasowa

  1. Przygotuj informację prasową na temat konferencji
  2. Stwórz bazę mediów i wyślij do niej informację prasową (nie wcześniej niż tydzień przed wydarzeniem)
  3. Przygotuj materiały prasowe (tzw. press kit) dla dziennikarzy (informacja prasowa, materiały na temat firmy, organizacji, wydarzenia)
  4. 1 – 2 dni przed wydarzeniem skontaktuj się telefonicznie z dziennikarzami z bazy w celu potwierdzenia ich obecności, a następnie stwórz listę mediów (zostaw trochę wolnego miejsca w tabelce, gdyż często zjawiają się dziennikarze, którzy nie potwierdzili udziału w konferencji)
  5. Podczas konferencji prasowej prowadź recepcję, gdzie dziennikarze będą mogli odhaczyć się na liście, pobrać materiały prasowe i uzyskać dodatkowe informacje (warto zbierać wizytówki od dziennikarzy, by następnie wpisać je do bazy mediów)
  6. Po konferencji wpisz pozyskane kontakty do bazy i wyślij informację prasową wraz z podsumowaniem i dodatkowymi materiałami np. zdjęciami (materiały warto wysłać do wszystkich mediów, nie tylko tych obecnych na konferencji, najlepiej tego samego dnia bądź następnego z samego rana)
  7. Następnego dnia rano zrób monitoring mediów i follow up

4. W jaki sposób budować własną bazę mediów?

Baza mediów to lista kontaktowa, zawierająca wszystkie interesujące nas media. Stanowi absolutne must have, jeśli chcemy nawiązać relacje z mediami, choć to działanie czasochłonne i wymagające nieustannych aktualizacji. Jest pierwszym krokiem, jaki należy wykonać w komunikacji z mass mediami, bez dobrze zrobionej bazy kontaktów, praca w branży PR jest niemożliwa.

Aby zbudować własną bazę mediów należy:

  1. Ustalić do kogo chce się dotrzeć z informacją (związane z branżą, w której dana organizacja działa np. biznes, parenting, nieruchomości, lifestyle, kultura, zdrowie czy IT i technologie oraz zasięgiem: lokalne, regionalne, ogólnopaństwowe)
  2. Przeszukać prasę, radio, telewizję, portale internetowe i dobrać odpowiednie media
  3. Pogrupować media np. tematycznie, wg rodzaju czy zasięgu
  4. Znaleźć kontakt do danego dziennikarza w internecie lub dzwoniąc do redakcji (większe szanse na publikację)
  5. Stworzyć Excela z mediami i danymi kontaktowymi do dziennikarzy (nazwa redakcji, mail i nr. telefonu do dziennikarza, podział na kategorie / rodzaj medium / zasięg)
  6. Aktualizować bazę mediów (dziennikarz może zmienić pracę i automatycznie maile nie będą docierać do redakcji)

Przeczytaj także inne wpisy z kategorii Marketing i PR:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *